Gå till innehåll

 

Borlänge kommuns logotyp

Kan nytt digitalt stöd förenkla schemapusslet?

Det är en av frågorna som omsorgsförvaltningen vill undersöka när hemtjänsten nu under ett år testar det digitala planeringsstödet Bemlo. Pilotprojektet ska ge erfarenheter av hur ett digitalt stöd kan underlätta planeringen, minska dubbelarbete och skapa mer tid för verksamheten och omsorgen.

Att planera bemanning och scheman är ett omfattande arbete. Varje dag behöver verksamhetens behov vägas samman med lagar, regler, kompetens och medarbetarnas önskemål. I dag används flera olika system för planering och bemanning, samtidigt som viss information hanteras manuellt. Det gör planeringen tidskrävande.

Därför ska omsorgsförvaltningen nu genomföra ett pilotprojekt med Bemlo inom hemtjänsten. Under ett år ska kommunen undersöka hur ett gemensamt digitalt stöd kan bidra till planeringen och skapa bättre förutsättningar för chefer, schemaplanerare och medarbetare.

— Vi är nyfikna på hur ett digitalt stöd kan hjälpa oss i ett arbete där många olika delar ska vägas samman. Bemlo fungerar ungefär som en miniräknare för den som planerar bemanning och lägger scheman. Systemet kan snabbt ta fram förslag utifrån verksamhetens behov, medarbetarnas önskemål och de regler som gäller. Det minskar risken för fel och gör planeringen enklare, men det är fortfarande människor som fattar besluten, säger Marco Karlsson, projektledare inom omsorgsförvaltningen.

Ett pilotprojekt med tydliga mål

Under pilotåret kommer kommunen att följa hur Bemlo fungerar i verksamheten. Erfarenheterna blir en viktig del av utvärderingen.

Projektet ska bland annat undersöka om ett digitalt stöd kan bidra till ökad delaktighet, minska dubbelarbete och ge ett bättre stöd i planeringen. Målet är att skapa bättre förutsättningar för både medarbetare, verksamheten och de Borlängebor som kommunen finns till för.

— Det handlar om att skapa bättre förutsättningar i planeringen. Med ett bättre digitalt stöd kan vi visualisera behov och trender tidigare och få ett bättre underlag genom hela planeringsprocessen. Vi vill skapa en hållbar arbetsvardag där medarbetarna kan känna trygghet i att resursplaneringen görs korrekt, säger Marco Karlsson.

Ansvarig chef fattar det slutliga beslutet

En del av Bemlo använder AI för att analysera många olika faktorer samtidigt och ta fram förslag på scheman. Pilotprojektet ska visa hur Bemlo kan stärka mänskliga beslut – inte ersätta dem. Schemaläggaren sammanställer verksamhetens behov, tillgängliga resurser, frånvaro och medarbetarnas önskemål till ett schemaförslag. Det slutliga beslutet om schemat fattas av ansvarig chef.

— I dag läggs mycket tid på administration och planering. Vi vill ge våra chefer, schemaläggare, planeringssamordnare och bemanningsassistenter bättre digitala verktyg i sitt viktiga arbete. Målet är att skapa nytta för både medarbetare, verksamheten och de Borlängebor som vi finns till för, säger Marco Karlsson.

Bemlo är ett digitalt stöd för planering, schemaläggning och bemanning. Systemet samlar flera funktioner på ett ställe och ska ge stöd genom hela planeringsprocessen.

I dag används flera olika system för planering och bemanning, och viss information hanteras manuellt. Det gör arbetet tidskrävande och kan göra det svårare att få en samlad bild av scheman, bemanning och verksamhetens behov. Pilotprojektet ska undersöka om ett gemensamt digitalt stöd kan underlätta arbetet.

Omsorgsförvaltningen vill undersöka om Bemlo kan bidra till ökad delaktighet, minskat dubbelarbete, bättre stöd i planeringen, en säkrare arbetsmiljö och hög brukarkvalitet. Målet är att skapa bättre förutsättningar för medarbetare, verksamheten och de Borlängebor som kommunen finns till för.

Bemlo använder AI för att analysera flera faktorer samtidigt och ta fram förslag på scheman. Förslagen kan utgå från verksamhetens behov, medarbetarnas önskemål samt de lagar och regler som gäller. AI används som ett stöd i planeringen – inte för att fatta beslut.

Nej. Pilotprojektet ska visa hur Bemlo kan stärka mänskliga beslut – inte ersätta dem. Det är alltid chefer som ansvarar för det färdiga schemat.

Nej. Medarbetarnas, chefernas och schemaplanerarnas kunskap om verksamheten är fortsatt avgörande. Bemlo är ett digitalt stöd som kan ge ett bättre underlag, men människor gör bedömningarna och fattar besluten.

Ett av målen är att undersöka om Bemlo kan göra det enklare att lämna schemaönskemål, ge bättre överblick över det egna schemat och bidra till ökad delaktighet. Hur väl det fungerar kommer att följas upp under pilotprojektet.

Bemlo ska ge stöd genom hela planeringsprocessen och samla flera delar av bemanningsarbetet i ett system. Pilotprojektet ska undersöka om det kan minska dubbelarbete, ge bättre överblick och frigöra tid som i stället kan användas till att stötta medarbetare och utveckla verksamheten.

Bemlo ska ge stöd i att följa arbetstidslagen och andra regler som gäller för planeringen. Det är dock alltid ansvariga chefer som ansvarar för beslutade scheman.

Kommunen måste ha ett system för bemanningshantering och har tidigare använt Swedetime vars avtal löpt ut. Bemlo kostar 415 000 kronor per år. Det tidigare avtalet med Swedetime kostade 577 000 kronor per år. I den årliga kostnaden för Bemlo ingår även en schemaläggningsmodul, vilket inte har ingått i det tidigare systemet.